Hogyan oszd be az idődet, hogy végre levegőhöz juss

Segítünk eligazodni a káoszban, és gyakorlati lépésekkel elvezetünk az idő megszervezéséhez és a nap megfelelő megtervezéséhez. Hogy este nyugodtan pihenhess, és vigyázz magadra.

Hogyan lépj ki a halogatás körforgásából és szervezd meg az idődet

Ha belefulladsz a feladatokba, először ki kell szabadulnod az egész helyzetből – áttekintést kell kapnod mindenről, ami történik, kitenni azokat fejéből, és megoldani az idbeosztást. Azonnal megkönnyebbülést fogsz érezni. Négy lépésben juthatunk el ide.

1. Vázold fel az összes feladatot és felelősséget

Kezdd a munkával és a tanulással. Írd le az összes feladatot, amely előtted hever, az összes rád váró projektet, valamint a rendszeres tevékenységeket. Ez lehet a havi jelentések írása, rendszeres értekezletek stb. A lehető legjobb áttekintést kell kapnod.

Tedd ugyanezt a személyes feladatokkal is. Jegyezd fel jelenlegi kötelezettségeid, a fogorvosi időpont egyeztetésétől a közelgő születésnapi ajándék vásárlásáig. Mindent, amit a fejedben hordasz. Ha rendszeresen megterhelőbb háztartási feladataid vannak (például fűnyírás), azokat is írd papírra.

2. Állíts fel a prioritásokat

Megdöbbenhetsz, hogy hány feladat szerepel a listán. De ne aggódj, fokozatosan csökkentjük majd a hosszát.

Gyakran érezzük magunkat túlterheltnek, nem csak mert azok vagyunk**, hanem mert nem arra koncentrálunk, ami igazán fontos**. Amikor közeledik a határidő, jön a stressz és a kimerültség. Ezért kell előre priorizálnunk a feladatokat. Remek eszköze lehet ennek az Eisenhower-elv. Eszerint négy kategóriába sorolhatjuk a feladatokat fontosságuk és sürgősségük alapján.

Nem tudod eldönteni, mi a fontos? Próbáld meg használni a Pareto elvet. Ez alapján az erőfeszítés 20%-a (időgazdálkodásban) a haszon (jövedelem) 80%-át hozza nekünk. Keress olyan tevékenységeket, amelyek a legnagyobb hatással vannak az eredményességedre.

3. Törölj, delegálj vagy kérj segítséget

Aztán eljön az idő, hogy megszabadulj a lényegtelen feladatoktól. Vagy úgy, hogy delegálod őket, vagy egyszerűen csak nem hajtod végre őket. Tényleg nem kell mindent neked megtenned. Átruházhatod a munkát valakire a csapatból, felvehetsz egy kívülállót, vagy felkeresheted felettesed a teendők listájával, és megkérheted, hogy közösen határozzátok meg a fontossági sorrendet.

Mit szólnál ahhoz, ha megbeszélt vasárnapi ebédet úgy oldanád meg, hogy meghívod a családot egy étterembe? Biztosan van pár olyan feladat, amit nem neked kell megoldanod, teljesen rendben van segítséget kérni vagy alternatív megoldást keresni. Megéri a nyugalmat.

4. A nagyobb feladatokat bontsd kisebb részekre

Ismered azt az érzést, amikor nagy feladat áll előtted, de folyamatosan halogatod, mert nem tudod, hol kezdj hozzá?

Ezért szükséges minden nagy feladatot (projektet) a lehető legkisebb részekre bontani. Azok csak néhány percet vesznek igénybe. Például feloszthatod a prezentáció elkészítését információk kutatására, vázlat elkészítésére, a diák elkészítésére, a javítgatásra stb. Nem kell mindent egyszerre csinálni. Ha felosztotta a feladatokat, lépésről lépésre haladhatsz velük, még akkor is, ha csak tizenöt perced maradt rájuk.

Hogyan tervezd meg a napodat, hogy a legtöbbet érd el

Már tudod, mi vár rád. A következő lépés a beosztás helyes megtervezése. Használj naplót vagy valamilyen időgazdálkodási alkalmazást, nem jó fejben cipelni a feladatokat. Megkönnyebbülsz, ha valahova feljegyzed őket.

Tervezd meg legalább egy hétre, esetleg egy hónapra a teendőket. Ilyenkor nem fordul elő, hogy megígérsz valamit, amikor más határidő van. Lássunk neki:

1. Először is írj le minden rendszeresen, meghatározott napokon ismétlődő feladatot. Legalább egy hónapra előre.
2. Határozz meg minden napra max. egy kihívást jelentő feladatot. Így nem érzed majd magad túlterheltnek, és jobban fogsz koncentrálni.
3. Adj hozzá néhány kisebbet feladatot, kevesebb terhelést jelentőt minden napra. Próbáld meg csoportosítani a hasonló feladatokat. Ha ráhangolódsz egyfajta munkára, jobban mehet. Feloszthatod őket például analitikusakra és kreatívakra.
4. Állíts fel határidőt minden egyes feladathoz. Olyat, amit valóban teljesíthetsz. Ez segít abban, hogy ragaszkodj a tervhez, és ne ugorj egyik feladatról a másikra.
5. Ne töltsd tele napirended színültig. Mindig hagyj időt a váratlan helyzetekre.
6. Tervezz rendszeres szüneteket is. Néhány perc nyújtás, rövid séta vagy meditáció sokszorosan megtérül.

Tudd meg, hol folyik el az időd

Sokszor észre sem vesszük, de napközben néha nem létfontosságú tevékenységekbe menekülünk. A legtöbbünk számára a közösségi média jelentős időpazarlás. De lehetnek ezek szükségtelen találkozók vagy bármi más formája is a halogatásnak. Próbáld meg rögzíteni az összes tevékenységed néhány napig, és nézd meg, hol “nyerhetsz” többletidőt. Este több szabadidőd lesz, és végre találkozhatsz a barátaiddal, vagy befejezheted az íróasztalodon heverő könyv olvasását.

Időgazdálkodási módszerek, amelyek növelik a termelékenységet

Van ütemtervünk, ezért most konkrét időgazdálkodási módszereket fogunk megvizsgálni, amelyek segítenek betartani azt.

• Először végezd el a nap legfontosabb feladatát (előbb nyeld le a békát) – reggel jobban tudunk koncentrálni. Ha ebédidőig elvégezzük a legfontosabb feladatot, akkor a nap hátralévő részében pozitívabb hangulatban leszünk, és könnyebben megy a munka.
• Adj magadnak határidőket – még olyan feladatoknál is, amelyeknek nincs egyértelmű határidejük. Ez fontossági érzést kelt, és segít koncentrálni és motivált maradni.
• Próbáld ki a pomodoro technikát – ez azt jelenti, hogy 25 percig folyamatosan koncentráltan kell dolgozni, majd 5 perc szünetet kell tartani. Segít, hogy ne fáradj ki a munkában.
• A multitasking helyett végezz egy feladatot – tanulmányok kimutatták hogy a multitasking stresszt okoz az agyban és csökkenti a munkánk minőségét. Ezért zárj be minden felesleges ablakot a böngészőben, és egyszerre csak egy tevékenységre összpontosíts.
• Szánj néhány órát koncentrált munkára – a kihívást jelentő feladatok akkor könnyebbek lesznek számodra. Keress egy csendes sarkot, kapcsolj ki minden értesítést, és szánj néhány órát a mély munkára. Aztán tarts egy kis szünetet, és bátran jutalmazd meg magad valahogy.
• Határok felállítása – ez például azt jelenti, hogy „NEM”-et mondunk, amikor az „IGEN” önmagunk ellen való fellépést jelentené. Ne vállalj túl sokat magadra csak azért, hogy tehermentesíts vagy támogass valaki mást. Ez is az időgazdálkodás része.

Lehet, hogy most nem úgy tűnik, de mindig van kiút. De ne légy túl kemény magaddal. Időbe telik, amíg megszokod a strukturált munkát és a fegyelmet. Kezdd fokozatosan, és ünnepelj meg minden fejlődést.

Az időgazdálkodás, a munka-magánélet egyensúlya és a halogatás is remek téma a konzultációban és a terápiában. Semmilyen probléma sem “túl kicsi”. Egy szakértő segít rendezni gondolataid, felállítani a prioritásokat, megtalálni a motivációt és mindenekelőtt a kiutat a káoszból. A Hedepyben online üléseket kínálunk, amelyekhez több okleveles szakember közül választhatsz.

Nézd meg hogyan működik.